Governança de TI: O que é, quais as vantagens e como aplicar na minha empresa 

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A governança de TI é um pilar muito importante para qualquer organização que possui um ecossistema que envolve tecnologia conectada ao seu negócio. Por exemplo, uma instituição financeira que possui sistemas de informação, servidores locais ou em nuvem, processos complexos de TI e ativos que auxiliam no aprimoramento do seu negócio. Todo esse conjunto de itens precisa ser muito bem controlado, pois aqui estamos tratando de licenças de softfware, recursos para manter os sistemas (servidores, por exemplo), de processos que precisam ser muito bem direcionados para atender possíveis clientes e de normas ou políticas para minimizar impactos com órgãos reguladores, quando for o caso. Em resumo, a governança trata basicamente dos seguintes pilares:  

  • Processos; 
  • Regras e políticade TI;
  • Controle dos ativos que suportam a TI 

1- Vantagens da governança de TI 

Facilidade no acompanhamento das métricas e indicadores  

Quando conseguimos aferir processos de TI e controlar as informações que trafegam numa organização de maneira clara e objetiva, podemos afirmar que isso é um diferencial competitivo enorme, pois com dados concretos em mãos, utilizando a tecnologia, a empresa que adota essa prática estará em outro patamar para novas tomadas de decisão e de crescimento no mercado. 

Aumentar a segurança da informação  

Com informações precisas a todo instante, é possível ter maior controle na segurança da informação. Por exemplo, quando temos um indicador ou um sistema que controla acessos suspeitos em servidores em sistemas sensíveis: É uma forma de controlar e rapidamente identificar uma possível invasão que poderá ocasionar no vazamento de dados de uma empresa. Essa é uma típica situação que a governança atua na prática e quando bem aplicada poderá garantir a reputação de uma organização. 

Maior visibilidade dos processos 

No que tange processos é extremamente importante identificar como a tecnologia poderá ajudar para sermos mais ágeis em possíveis solicitações internas. Não somente para a TI, mas para demandas diversas, como requisitar um relatório através de um sistema de chamados. Desta forma saberemos facilmente quem solicitou, quando e qual será o tempo necessário para resolver esta solicitação o mais rápido possível. Nesta situação, teremos o controle de todas as demandas utilizando a tecnologia. Poderia ser até um catálogo de serviços que ficaria disponível para toda a organização e um canal único de requisições de serviço. O mesmo ocorre para situações mais graves, como indicar um erro de segurança da informação ou então uma degradação na performance de um certo sistema. Perceba que os processos ficam muito mais claros, centralizados e com maior controle. 

Otimização de custos e tempo 

Quando se possui um maior monitoramento da TI conseguimos direcionar os esforços em situações mais prioritárias e trabalhar no que realmente importa. Por exemplo, o controle de um *item de configuração contempla vários tipos de dados: desde sua aquisição, valor atual, número de licença e data de expiração, etc. Utilizando a tecnologia, conseguimos identificar se aquele item se tornará obsoleto na operação da TI muito antes do mesmo se tornar um problema grave de licença, por exemplo.  

*item de configuração: é qualquer recurso de TI que auxilia na operacionalização do negócio utilizando a tecnologia. Exemplos: Licença de um sistema, marca de um servidor, sistema operacional aplica numa máquina virtual, etc.   

2 – Como aplicar na sua empresa 

Faça uma análise de como estão os seus processos de TI conectados ao seu negócio 

Fazer um levantamento dos processos atuais (como estamos) nos dará a visibilidade de como poderemos alcançar o objetivo de ter uma governança de TI promissora. 

É muito importante envolver todas as áreas que executam suas tarefas e utilizam sistemas ou executam procedimentos. O envolvimento desses stakeholders é fundamental para levantar lacunas em processos e traçar aqui um plano de ação para a melhoria.  

Indique quais serão as metodologias utilizadas 

Existem algumas metodologias que auxiliam no projeto de aplicação de governança de TI. Uma delas é o ITIL Information Tecnhology Infraestructure Library). O manual de boas práticas para gerenciamento de serviços de TI poderá ser um grande aliado na governança de TI. Já estamos na versão 4 do framework e é um modelo interessante para começar a aplicar em toda a organização. O ITIL v3, ainda está sendo aplicado em muitas empresas e pode ganhar força na questão de processos. Lembrando que o ITIL pode sempre ser remodelado para o negócio da organização. Não é uma receita de bolo, e sim, um manual que pode ser seguido e adaptado para a realidade de cada empresa. 

O COBIT (Control Objectives for Information and related Tecnology) também pode ser uma alternativa e pode-se conectar com o ITIL. O framework auxilia a chegar em outro nível no que tange a processos e controle da informação. Muito focado em estabelecer melhores práticas de governança de TI e que estejam de acordo com os objetivos da empresa. O principal objetivo do COBIT é dar atenção ao foco do negócio, em vez de simplesmente se atentar aos serviços de TI como um todo. O framework está na versão 2019 

Estabeleça as mudanças em planos de ação 

Implementar a governança de TI é algo que precisa ser muito bem estruturado. A organização precisa elencar o tema como item crucial no seu planejamento estratégico, criando um plano com ações de curto, médio e longo prazoOs planos de ação precisam estar conectados com os objetivos da organização. Com isso, o sucesso do projeto é muito maior. 

Sistemas, métricas e indicadores de desempenho 

Não se aplica a governança de TI da noite para o dia, até porque a tecnologia sempre estará presente. Sem sistemas de informação que controlam processos, regras/políticas e todos os ativos da TI, se torna quase impossível. Sistemas de ITSM (Information Tecnhology Service Management) podem ajudar e muito nessa orquestração de governança. Existem muitos softwares de mercado que valem a pena checar: ServiceNowDynatrace, BMC Remedyforce, etc. 

Lembre-se: os sistemas precisam ser muito bem planejados para serem implementados de forma eficiente. Aplicar métodos de gerenciamento de projeto é fundamental para o sucesso na implantação. 

Quando o controle da governança está conectado com a TI é muito mais fácil e rápido criar métricas e indicadores. Conseguimos, então, aferir todo o ciclo de vida dos processos, procedimentos e políticas criadas no projeto. Cria-se os famosos Key Performance Indicators, ou então Indicadores de Desempenho. Defina qual é a meta para cada item criado e o nome do seu indicador.  

Um bom exemplo disso é: No processo de abertura de chamados à TI, 95% do volume total aberto das solicitações precisa ser respondido pela equipe técnica em até 30 minutos. Ou seja, a meta é estar em 95% ou mais e o indicador é a nomenclatura da meta, como taxa de resposta a chamados, por exemplo. Caso a meta esteja abaixo dos 95% é necessário realizar ações neste item para buscar melhorias e então alcançar o número. Você cria vários indicadores e cada um deles precisa ter um objetivo a ser alcançadoCom isso, fica muito mais fácil entender onde podem ser feitas melhoriasajustando os indicadores e metas de acordo com a necessidade do negócio.  

Conclusão 

A Governança de TI é uma peça fundamental para manter a TI e o negócio funcionando e trazendo resultados para a empresa. É um processo que demanda tempo, alinhamento e foco. Por isso, é importante que a governança de TI faça parte da estratégia da empresa.  

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