4 dicas para usar o e-mail como ferramenta de produtividade

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O e-mail não morreu e segue firme, basta conferir a sua caixa de entrada diariamente. Mas você sabe como usar seu e-mail com foco em produtividade? A quantidade de e-mails hoje pode passar de uma centena, dependendo da sua atividade ou cargo na empresa. Você vai precisar de uma estratégia diária de disciplina e tempo para organizar esse volume de dados e não perder tempo com o que não precisa. Todos nós temos as mesmas 24 horas no dia para trabalhar nossos objetivos e gerir o tempo é o diferencial de quem chega no final do dia com as tarefas completas e os que não conseguem terminar nem uma única demanda. O e-mail é essencial nesse conjunto de produtividade. Dividimos aqui um segredo, mas não muito secreto: tenha foco e faça a tecnologia trabalhar para você.

Veja algumas dicas que recomendamos a partir do uso do Outlook, ferramenta da Microsoft que vai ser importante na sua jornada de produtividade.

1. Organize seus e-mails de qualquer lugar

Oragnize e-mails pelo celular

Nem sempre você poderá responder os e-mails de qualquer lugar, porque escrever e ser direto nas mensagens demanda tempo. Mas você pode, sem dúvida, organizar o que precisa e colocar alertas para retomar ou responder algo importante. O Outlook continua sendo uma excelente ferramenta de produtividade quando ajustado para a sua rotina dentro desse contexto. O Outlook Web App, por exemplo, fornece funcionalidade total entre navegadores, inclusive o Internet Explorer, o Safari, o Chrome e o Firefox, isso sem contar a versão de apps para iOS, Android e Windows Phone. Esse nível de compatibilidade permite que você tenha acesso aos seus e-mails e arquivos em qualquer lugar e a qualquer hora.

2. Agende e defina os horários para receber e-mails com mais produtividade

Uma boa parte dos profissionais que usam e-mail não precisam dele mandando notificações o dia todo. Sua produtividade pode estar sendo consumida pelos alertas que não param de chegar, não? Defina os horários que você precisa ler e vai ter tempo para responder adequadamente tudo. E, se você quiser ficar desconectado, sem problema. Tenha acesso off-line para todos os e-mails recebidos (até porque seu dia não pode parar sem Internet ou entre uma viagem e outra). Aproveite o Outlook e utilize de diversas formas de organizar a caixa de entrada, como guardar os e-mails em pastas e categorias, ou como for mais prático para o seu acesso. Esse acesso off-line com o gerenciamento de horários irá auxiliar e muito a sua rotina.

E-mail de qualquer lugar

3. Use bons títulos e organize sua caixa de entrada

Uma dica simples, mas essencial: um bom título de e-mail ajuda na organizada da sua caixa de entrada e também na hora de agrupar mensagens, como em uma pesquisa em grupo. Como dica prática: você pode usar regras no Outlook para mover itens entre várias pastas, atribuir categorias e notificações para uma organização permanente. Um outro item importante para a sua rotina: lembre de marcar os e-mails mais importantes pelo Outlook. Ao sinalizar que um e-mail é importante, ele assume prioridade e aparece com os mais recentes e-mails da caixa de entrada (além de possibilitar que você escreva lembretes de acordo com a sinalização).

EXTRA: Você deve separar seus e-mails por prioridade. E, se o assunto for mesmo urgente, busque uma comunicação imediata. A integração do Outlook com o Skype, por exemplo, é uma oportunidade de economia de tempo e dinheiro em telefonia.

4. E-mail não deve ser usado como bate-papo ou rede social

Tenha foco na sua atividade e busque realizar as entregas em tempo hábil. Por isso, evite as conversas longas e pessoais por e-mail, somente se for necessário. Ao perceber que a conversa está mudando o rumo, indique um novo caminho, como uma reunião presencial. Lembrando que se a sua rotina demanda muitas reuniões, o Outlook também é perfeito: por ele podemos saber facilmente a disponibilidade de horário, reuniões marcadas, salas e projetores.

Benefícios do E-mail Exchange (Outlook) para times de tecnologia

E, por fim, para as equipes de TI, temos a possibilidade de atribuir acesso a pastas, criar regras de negócios, controle de senhas e calendário com diferentes níveis de privilégios. Uma ferramenta de produtividade sem comparação. Veja mais sobre o Outlook.

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Busque o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional

Trabalhar para entregar o seu melhor sempre será desafiador, mas lembre dos seus limites e seja honesto com suas habilidades. Ao definir as metas e sua rotina de produtividade busque o equilíbrio sempre, aproveitando o tempo da melhor forma para manter sua vida e seus resultados sempre positivos.

Você quer deixar uma dica pra gente? Escreva nos comentários como gerenciar ainda melhor sua rotina com foco em produtividade. Se você possui dicas ou quer saber mais sobre tecnologia e produtividade, acompanhe nossas redes sociais e participe!

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