O e-mail não morreu e segue firme, basta conferir a sua caixa de entrada diariamente. Mas você sabe como usar seu e-mail com foco em produtividade? A quantidade de e-mails hoje pode passar de uma centena, dependendo da sua atividade ou cargo na empresa. Você vai precisar de uma estratégia diária de disciplina e tempo para organizar esse volume de dados e não perder tempo com o que não precisa. Todos nós temos as mesmas 24 horas no dia para trabalhar nossos objetivos e gerir o tempo é o diferencial de quem chega no final do dia com as tarefas completas e os que não conseguem terminar nem uma única demanda. O e-mail é essencial nesse conjunto de produtividade. Dividimos aqui um segredo, mas não muito secreto: tenha foco e faça a tecnologia trabalhar para você.
Veja algumas dicas que recomendamos a partir do uso do Outlook, ferramenta da Microsoft que vai ser importante na sua jornada de produtividade.
1. Organize seus e-mails de qualquer lugar
Nem sempre você poderá responder os e-mails de qualquer lugar, porque escrever e ser direto nas mensagens demanda tempo. Mas você pode, sem dúvida, organizar o que precisa e colocar alertas para retomar ou responder algo importante. O Outlook continua sendo uma excelente ferramenta de produtividade quando ajustado para a sua rotina dentro desse contexto. O Outlook Web App, por exemplo, fornece funcionalidade total entre navegadores, inclusive o Internet Explorer, o Safari, o Chrome e o Firefox, isso sem contar a versão de apps para iOS, Android e Windows Phone. Esse nível de compatibilidade permite que você tenha acesso aos seus e-mails e arquivos em qualquer lugar e a qualquer hora.
2. Agende e defina os horários para receber e-mails com mais produtividade
Uma boa parte dos profissionais que usam e-mail não precisam dele mandando notificações o dia todo. Sua produtividade pode estar sendo consumida pelos alertas que não param de chegar, não? Defina os horários que você precisa ler e vai ter tempo para responder adequadamente tudo. E, se você quiser ficar desconectado, sem problema. Tenha acesso off-line para todos os e-mails recebidos (até porque seu dia não pode parar sem Internet ou entre uma viagem e outra). Aproveite o Outlook e utilize de diversas formas de organizar a caixa de entrada, como guardar os e-mails em pastas e categorias, ou como for mais prático para o seu acesso. Esse acesso off-line com o gerenciamento de horários irá auxiliar e muito a sua rotina.
3. Use bons títulos e organize sua caixa de entrada
Uma dica simples, mas essencial: um bom título de e-mail ajuda na organizada da sua caixa de entrada e também na hora de agrupar mensagens, como em uma pesquisa em grupo. Como dica prática: você pode usar regras no Outlook para mover itens entre várias pastas, atribuir categorias e notificações para uma organização permanente. Um outro item importante para a sua rotina: lembre de marcar os e-mails mais importantes pelo Outlook. Ao sinalizar que um e-mail é importante, ele assume prioridade e aparece com os mais recentes e-mails da caixa de entrada (além de possibilitar que você escreva lembretes de acordo com a sinalização).
EXTRA: Você deve separar seus e-mails por prioridade. E, se o assunto for mesmo urgente, busque uma comunicação imediata. A integração do Outlook com o Skype, por exemplo, é uma oportunidade de economia de tempo e dinheiro em telefonia.
4. E-mail não deve ser usado como bate-papo ou rede social
Tenha foco na sua atividade e busque realizar as entregas em tempo hábil. Por isso, evite as conversas longas e pessoais por e-mail, somente se for necessário. Ao perceber que a conversa está mudando o rumo, indique um novo caminho, como uma reunião presencial. Lembrando que se a sua rotina demanda muitas reuniões, o Outlook também é perfeito: por ele podemos saber facilmente a disponibilidade de horário, reuniões marcadas, salas e projetores.
Benefícios do E-mail Exchange (Outlook) para times de tecnologia
E, por fim, para as equipes de TI, temos a possibilidade de atribuir acesso a pastas, criar regras de negócios, controle de senhas e calendário com diferentes níveis de privilégios. Uma ferramenta de produtividade sem comparação. Veja mais sobre o Outlook.
Busque o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional
Trabalhar para entregar o seu melhor sempre será desafiador, mas lembre dos seus limites e seja honesto com suas habilidades. Ao definir as metas e sua rotina de produtividade busque o equilíbrio sempre, aproveitando o tempo da melhor forma para manter sua vida e seus resultados sempre positivos.
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