Falar da importância e dos benefícios da computação na nuvem é uma constante aqui no blog, já deu para perceber, não é mesmo? É que essa tecnologia é tão favorável ao crescimento e desenvolvimento de qualquer tipo de negócio, independentemente do segmento ou do porte da empresa, que sempre tem alguma questão a ser destacada. Hoje, vamos mostrar como usar as soluções neste modelo para gerenciar um escritório de contabilidade.
O nosso ponto de partida é aquele famoso ditado: casa de ferreiro, espeto de pau. Quer dizer, nosso objetivo é fazer com que os contadores não se encaixem neste ditado. Queremos que eles tenham o mesmo cuidado e empenho com a gestão da própria empresa que têm com a do cliente. Afinal, todo empreendedor precisa ficar atento à burocracia, aos prazos e tudo mais que envolve um negócio.
Usando a própria experiência, a primeira iniciativa de um contador deve ser buscar um sistema que auxilie na gestão do seu escritório e reflita diretamente no aumento da produtividade e da competividade. Ninguém abre um negócio para vê-lo estagnado, você não concorda? Então, a primeira medida é usar tecnologia a favor e adotar uma solução na nuvem o mais rápido possível.
Há inúmeras possibilidades no mercado, mas o ideal é procurar uma que faça a integração dos dados e dos processos de todo o escritório, desde o controle financeiro até o cadastro dos clientes, facilitando, assim, o trabalho e a colaboração entre as equipes. Desta forma, o contador e seus funcionários podem se concentrar no que realmente é importante: cuidar dos interesses dos clientes.
Entre as alternativas disponíveis podemos destacar os softwares de ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa, em português) e os sistemas mais específicos, como o Office 365, da Microsoft. Mas vamos a exemplos práticos para você entender quais são os benefícios reais para o escritório de contabilidade.
Produtividade e rentabilidade
Digamos que o seu escritório de contabilidade tem 40 funcionários e uma carteira de mais de 200 clientes. O trabalho, na maioria dos casos, é colaborativo, não há um profissional específico para cada atividade, mas todos fazem o atendimento, registram a demanda e executam as operações. Agora, imagine organizar tudo isso se cada um dos colaboradores fizer uma anotação em uma planilha diferente, com nomenclaturas variadas, e salvar no próprio computador. Seria o caos, não é mesmo?
Além da desordem e da perda de tempo para juntar todas as informações quando for necessário, ainda há a possibilidade de se perder algum dado e causar um problema para o contador ou para o cliente. Com uma solução da nuvem todas essas preocupações acabam e todo mundo sai ganhando. Como? Nós explicamos.
Primeiro porque acaba essa história de vários arquivos em vários lugares. Ao usar uma ferramenta na nuvem, todas as informações ficam no mesmo lugar, organizadas da forma determinada pelo gestor. Depois, porque com um login e uma senha os colaboradores podem acessar esses arquivos e trabalharem de onde estiverem, a qualquer hora, evitando anotações ou dados discordantes.
Só com essas facilidades já é possível observar um ganho de produtividade, pois termina aquela busca interminável das informações nos fechamentos de mês, por exemplo. Também acabam os preenchimentos de planilhas com dados repetidos, já que com a integração, uma vez digitadas, as informações são replicadas para onde forem necessárias. Consequentemente, diminuem os erros, otimizando o tempo e aumentando a credibilidade perante os clientes.
Aliás, a otimização do tempo traz outro benefício: a disponibilidade. Ela pode ser usada tanto para desenvolver um relacionamento mais próximo com os clientes, buscando a geração de mais negócios (não se esqueça de que o contador moderno não é um mero revisor de impostos, mas deve atuar como um consultor financeiro), quanto para conquistar novos clientes. Nos dois casos, o aumento da rentabilidade é certo!
Facilidade de comunicação
Como gestão tem tudo a ver com comunicação, poder contar com ferramentas que também auxiliam nesta questão é essencial. E, mais uma vez, a computação em nuvem não decepciona. Além do e-mail (sim, ele é um dos primeiros sistemas que usamos que opera na nuvem), hoje temos diversos programas e aplicativos disponíveis que podem ser acessados facilmente, como o Skype for Business, ferramenta de comunicação que integra a plataforma do Office 365.
Com ele, é possível fazer chamadas de áudio e vídeo tanto de forma individual quanto em grupo. A ferramenta permite agendar as reuniões e realizar apresentações de forma online, reduzindo custos de deslocamento e aumentando a produtividade de sua equipe.
Com todas essas soluções na nuvem, as barreiras geográficas praticamente são eliminadas e você pode facilmente pensar em expandir seu escritório para outras cidades e estados. Gostou de saber um pouco mais sobre as possibilidades que a computação na nuvem pode trazer para o seu negócio? Então continue acompanhando nosso blog e fique por dentro de todas as novidades!
E se quiser conhecer as nossas soluções, entre em contato conosco! Teremos prazer em tirar todas as duas dúvidas e ajudá-lo no que for preciso.
