A WEG é uma das maiores fabricantes de equipamentos de energia e componentes elétricos do mundo. Com negócios em diversos países, a empresa precisava de uma solução eficiente e colaborativa para fazer o gerenciamento da documentação de seus projetos com seus clientes e parceiros.
O DESAFIO
A WEG precisa constantemente melhorar a comunicação com os clientes no desenvolvimento dos projetos. Eram utilizadas ferramentas como e-mail, FTP, e em certos projetos o cliente estipulava uma ferramenta dele para a troca de documentos. Observando o atual processo WEG e outras ferramentas de mercado, a equipe de Arquitetura e Tecnologia percebeu a necessidade de implantar uma nova solução, eficiente e colaborativa.
A busca por uma nova solução tinha dois objetivos. O primeiro era entregar produtividade e colaboração nos projetos, agregando fácil utilização, funções de gerenciamento de documentos e controle de documentos que as ferramentas anteriores não conseguiam entregar. O segundo objetivo é a busca constante em melhorar o relacionamento WEG com clientes e parceiros evidenciando a qualidade da documentação dos projetos.
A SOLUÇÃO
Para atender essa necessidade, a WEG escolheu utilizar o Microsoft SharePoint como plataforma web de colaboração e idealizou o Document Center, que foi implantado pela Microservice de Blumenau (SC), em julho de 2016. O Document Center funciona como uma central de documentos para relacionamento, onde o cliente, ou parceiro, consegue visualizar e interagir com a WEG durante o decorrer do projeto.
A interface intuitiva do SharePoint permitiu uma rápida adesão dos usuários e trouxe um ganho expressivo em colaboração e produtividade em suas áreas de atuação. O Document Center faz todo o gerenciamento do projeto WEG, criando de forma automatizada o site para colaboração com parceiros e clientes, liberando acessos e enviando os convites, com mensagens padronizadas de acordo com o idioma selecionado. O site de colaboração também pode ser totalmente personalizado. Sua criação é feita através de modelos, que podem ser gerenciados pela equipe WEG de tecnologia. Com isso, a WEG passou a contar com uma solução completamente configurável, possibilitando sua utilização em diversos departamentos.
“Uma das vantagens é a facilidade que a WEG tem em manter o Document Center, já que o usuário chave do projeto não precisa entrar em contato com a área de TI da empresa para usar a solução, tendo autonomia para lidar com isso e criar o site de colaboração do projeto no próprio departamento”.
Elisiane Geisler, Coordenadora de Comunicações Unificadas & Mobile / Analista de Soluções Web da Microservice.
OS RESULTADOS
Além dos objetivos iniciais alcançados, a WEG teve também benefícios com a central de autoatendimento, onde não é necessário a atuação da equipe da TI. Através dela já foram criados, de forma automatizada, 81 projetos, atribuídos 58 responsáveis destes projetos, com 39 empresas parceiras e quase 400 usuários internos e externos colaborando sem a necessidade de um único chamado nos sistemas de atendimento da WEG.
- 6 meses
- 81 projetos
- 39 empresas parceiras
- 400 usuários
“A Microservice foi a empresa que se mostrou mais competente para atender à necessidade levantada e passou muita confiança e clareza de escopo. O fator determinante na escolha da Microservice foi que ela entendeu nossa necessidade e mostrou que pode nos ajudar a alcançar o objetivo.”
Thomas da Rosa, Arquitetura e Tecnologia, WEG Equipamentos Elétricos.
