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Auditoria Microsoft: o que fazer quando minha empresa for auditada?

Tempo de leitura: 7 minutos

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Nesse post de blog escrevi sobre a importância de criar e manter o mapeamento das licenças da sua TI. Caso você esteja com esse mapeamento em dia não terá surpresas indesejadas e muito menos necessidade de investimento fora do previsto. Agora, se sua empresa não faz esse controle, o processo será mais sofrido e poderá fazer com que você precise regularizar os softwares em pouquíssimo tempo.

A Microsoft tem uma equipe dedicada para realizar abordagens nos clientes e verificar se as licenças usadas estão devidamente regularizadas. Além disso, existem pessoas que podem denunciar o uso indevido para a própria Microsoft ou pelo site da ABES (Associação Brasileira das Empresas de Software). Hoje, a Microsoft entra em contato por e-mail ou telefone.

Abaixo, irei detalhar todas as etapas da auditoria e o que você deve fazer quando estiver sendo auditado. Confira!

Etapas de uma auditoria

1. Contato via e-mail

Cliente recebe uma notificação da Microsoft via e-mail informando que será necessário um levantamento dos ativos de software para envio à Microsoft.

2. Contato via telefone

Cliente recebe uma ligação da Microsoft explicando o motivo do contato e reforçando a necessidade do levantamento dos ativos de softwares e envio do mesmo à Microsoft, juntamente com as notas fiscais comprovando a legalidade.

3. Análise da documentação

Após análise da documentação por parte da Microsoft são constatadas possíveis lacunas. A Microsoft entrará em contato e perguntará se sua empresa tem uma revenda parceira ou se precisa de indicação. Conforme sua resposta é feito o direcionamento e solicitada a aquisição das licenças faltantes com prazo para envio da Nota Fiscal.

4. Realizando a compra

Caso o cliente realize a compra ou comprove com nota que a licença está regular, o processo se encerra.

5. Não respondi os e-mails ou não realizei a compra da minha lacuna

Nesse caso a Microsoft, pelo direito que lhe cabe, pode encaminhar o processo para um escritório de advocacia que primeiro tentará a regularização de forma amigável ou dará continuidade no processo de forma judicial. Comprovada a irregularidade a empresa terá que regularizar, além de ser penalizada com multa que varia de acordo com cada caso.

Auditoria Microsoft: dúvidas comuns para te ajudar no processo

1. O que fazer quando a Microsoft me notificar?

Em primeiro lugar, entre em contato com seu consultor/revendedor Microsoft para que ele possa te apoiar e acompanhar o processo desde o início. O ideal é que você sempre mantenha o parceiro ao longo do tempo, pois ele terá uma visão mais ampla da sua empresa e com conhecimento em licenciamento poderá te auxiliar com mais propriedade.

2. Como faço o inventário?

Aconselho fortemente que você contrate um serviço de SAM (Software Asset Management) junto ao seu parceiro Microsoft. O Software Asset Management (SAM), ou, em português, Gerenciamento de Ativos de Software, é uma prática que incorpora um conjunto de processos e procedimentos para gerenciamento e otimização dos ativos de software.

3. Sou obrigado a contratar um SAM?

Não, você tem a opção de preencher a PUA (planilha enviada pela Microsoft), mas nesse caso, você tem chances de cometer algum equívoco ao preencher a planilha de forma manual (por erro ou desconhecimento das regras de licenciamento) e depois que você informa que está utilizando um determinado software e determinada versão, terá que comprovar com o envio da NF. Por exemplo, se você informou que usa SQL Enterprise na planilha e enviar NF de versão Standard, a Microsoft vai solicitar a compra da versão Enterprise.

4. A Microsoft pode realizar uma visita na minha empresa para validar as informações passadas?

Sim, a Microsoft pode sim realizar uma visita em sua empresa, juntamente com a polícia federal e um auditor especializado. Eles chegam na empresa e fazem uma varredura em todo o ambiente do cliente. Mas não precisa entrar em pânico, a Microsoft geralmente faz esse tipo de atuação quando a empresa não colabora com a auditoria inicial, não responde os e-mails e se nega a passar informações, ou seja, a dica é colaborar.

5. A Microsoft apresentou minha lacuna, mas tem licenças que vou desinstalar e não usarei mais, mesmo assim preciso comprar?

Sim, falando em lacuna de auditoria, você vai regularizar o que usou até o momento da auditoria de forma irregular e não o que usará posteriormente.

6. Posso dizer na planilha que tenho menos dispositivos que tenho na realidade?

Você deve ser o mais transparente possível, omitir nesse momento não é uma boa escolha, pois a Microsoft tem meios de saber quando a informação é inverídica expondo a empresa que você representa a penalidades extremas.

7. Se eu não conseguir atender os prazos, o que devo fazer?

Nesse caso o melhor remédio é a conversa e tentar acordos com novos prazos, citando os motivos da sua solicitação. O parceiro Microsoft pode ajudar nessa solicitação.

Espero que com esse post você possa passar pelo processo de auditoria de forma mais tranquila, por saber as etapas do processo.

Aproveite esse momento para sentar-se com os responsáveis da empresa para deixar clara a importância do licenciamento correto e padronizado e regularize da melhor forma, não apenas para cobrir as lacunas, mas invista em algo que será útil, opte pelo contato de licenciamento mais aderente. Já que é preciso investimento, que seja consciente, que seja para melhorar.

 

Daiana Roberta Wahldrich

Sales Team Leader na Microservice

Nosso objetivo é proporcionar a solução mais eficaz para as demandas de nossos clientes, garantindo o uso das melhores tecnologias para a conquista de resultados expressivos e sustentáveis.

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