Por que é importante manter o mapeamento das minhas licenças de TI?

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Hoje falarei um pouco sobre a importância de realizar e manter atualizado um inventário de softwares.

O que é um inventário?

Um inventário é um documento em que devem estar especificados todos os elementos que precisam ser controlados para garantir que determinada atividade ou material esteja em ordem. O seu inventário deve ir além de identificar a localização de cada recurso. Quanto maior for o grau de detalhamento presente no documento, maiores serão as suas possibilidades de agir em função das informações obtidas.

A maioria das pequenas e médias empresas não fazem inventário de TI. Os motivos são vários:

  • Crescimento desordenado;
  • Falta de investimento;
  • Profissional de TI com pouco conhecimento;
  • Carga de trabalho elevada, entre outros fatores.

A falta desse inventário faz com que o responsável de TI não tenha gerenciamento da utilização dos softwares, sendo mais difícil justificar a necessidade de novos investimentos, por exemplo.

Gerenciamento

Pensando em Gerenciamento, a frase tão usual no mundo do TI cabe perfeitamente nesse cenário:

“O que não é medido não pode ser gerenciado!” William Edwards Deming

Para que eu possa medir, preciso iniciar um inventário e para tanto, tenho que ter o mapeamento das informações que são importantes para gerenciamento das licenças.

Com o inventário bem estruturado e gerenciado, a equipe de TI pode atuar de forma mais estratégica e otimizada, permitindo que contribua para o bom funcionamento do negócio e para suas estratégias futuras. Aqui relaciono algumas informações que podem constar no mapeamento:

  • Nome da licença;
  • Fabricante;
  • Versão;
  • Nota Fiscal;
  • Tipo de Contrato;
  • Data de Aquisição;
  • Data de Renovação (se for o caso);
  • Em qual máquina está vinculada a licença;
  • Usuário que utiliza a licença.

O ideal é que você se preocupe em definir essa lista de acordo com as prioridades da sua empresa para, então, começar a agir.

Depois disso, deve ser analisada qual ferramenta vou utilizar para me auxiliar desse desafio.

Qual ferramenta usar?

Hoje no mercado há inúmeras ferramentas, sendo algumas gratuitas e outras pagas. A escolha vai depender de alguns fatores, como:

  • Orçamento que sua empresa tem para investir;
  • Qual ferramenta entrega melhor desempenho, entre outros.

Se você não tem verba, até uma planilha pode te ajudar. O uso dessa ferramenta não é o cenário ideal, pois não é automatizada, mas como aprendi com um líder, “o ótimo é inimigo do bom”. Sendo assim, considerando que a empresa não tenha controle nenhum de licenças, uma planilha já é o primeiro passo.

É necessário manter as informações atualizadas?

Sem dúvidas a resposta é sim. As informações devem ser atualizadas sempre que houver alguma inclusão, alteração ou exclusão. De nada adianta um esforço grande no mapeamento das informações se você não as mantêm atualizadas. Precisamos das informações corretas em tempo real para análise e tomada de decisão.

Benefícios de se ter um inventário

  1. Tranquilidade na questão de legalidade: Imagine o cenário em que você já tenha o mapeamento de todas as licenças e sofre uma auditoria de qualquer fabricante de software, e agora? O que vou fazer? Simples, basta realizar o envio do seu inventário de licenças e se precisar realizar alguma aquisição de licença faltante, você já vai estar preparado, pois será de seu conhecimento através do inventário.
  2. Visibilidade de vencimento de licenças: Você saberá quando e quais licenças precisam ser renovadas, isso fará com que sua empresa planeje as renovações, incluindo o investimento no planejamento financeiro e não comprometendo o fluxo de caixa com investimento inesperado.
  3. Gerenciamento: Com o mapeamento do seu parque, você consegue tomar decisões estratégicas. Poderá ser analisado, por exemplo, de quanto em quanto tempo é necessário realizar a troca de versão do software e qual o custo disso. O cálculo pode te ajudar a aprovar junto à diretoria um modelo de software como serviço.
  4. Proatividade nas ações: Com o controle completo dos ativos (hardware e software), você poderá identificar pontos da infraestrutura de tecnologia da informação que precisam de correção antes que os problemas, tão comuns na área de TI, surjam. Dessa maneira, será possível agir com antecedência para evitar a indisponibilidade dos serviços que sempre resulta em perda de produtividade e, consequentemente, de lucro.

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Caso você não tenha tempo ou uma pessoa para realizar o inventário na sua empresa, contrate uma consultoria especializada para te auxiliar, não deixe para depois. Depois do mapeamento realizado, mantenha sempre a ferramenta atualizada e usufrua dos benefícios de ter a TI em suas mãos.

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