O contador tem algumas obrigações em relação aos seus clientes, como manter a gestão fiscal e tributária em dia, evitar penalidades e, em alguns casos, até orientar sobre questões financeiras. Além disso, ele tem que cuidar da administração do seu escritório de contabilidade e garantir que não haja problemas. Independentemente da situação, é essencial manter a segurança da informação. Afinal, ninguém quer os dados do próprio negócio ou dos clientes soltos por aí ou disponíveis para livre acesso dos concorrentes, não é mesmo?
A segurança da informação pode ser resumida como a proteção tanto contra o uso ou acesso não autorizado à informação quanto contra a negação do uso ou acesso a usuários autorizados. Apesar de ser aplicada a todos os formatos (analógico ou digital), neste texto vamos nos concentrar na segurança da informação digital, aquelas que estão armazenadas e são disponibilizadas por meio eletrônico.
Características de um software seguro
Antes de entrarmos nas orientações sobre como manter a segurança da informação dentro do seu escritório de contabilidade, listaremos os atributos essenciais que um software seguro deve oferecer. Essas características vão orientar a análise, o planejamento e a implementação da segurança para as informações que se deseja proteger. São elas:
- Confidencialidade – limita o acesso à informação somente às pessoas autorizadas.
- Integridade – garante que a informação manipulada mantenha todas as características originais, incluindo controle de mudanças e garantia do seu ciclo de vida.
- Disponibilidade – assegura que a informação esteja sempre disponível para os usuários autorizados.
- Autenticidade – certifica que a informação é proveniente da fonte anunciada e que não foi alvo de mutações ao longo de um processo.
- Irretratabilidade ou não repúdio – impossibilita que o usuário negue a autoria de uma operação feita anteriormente.
- Conformidade – garante que o sistema siga as leis e os regulamentos associados aos processos envolvidos.
- Privacidade – assegura que as informações não serão divulgadas sem prévia autorização dos usuários autorizados.
Então lembre-se: sempre que você for escolher um software para implementar em seu escritório, verifique se ele pode garantir que todas as características sejam cumpridas com eficiência. Na dúvida, peça para fazer um teste. Se a empresa for confiável e tiver uma solução completa, não haverá nenhum problema, não é mesmo? E, claro, sempre que for possível, opte por marcas já reconhecidas pelo mercado e com know-how no produto ou serviço oferecido.
Regras para a segurança da informação
Mas não basta apenas ter uma solução segura, há outros procedimentos que precisam ser seguidos, como o envolvimento de toda a equipe e a realização de backups. O comprometimento das pessoas é imprescindível, afinal, são elas que vão lidar com todos os dados e qualquer pequeno deslize pode causar um enorme transtorno. Seus colaboradores devem lembrar que a informação é o principal ativo de qualquer negócio, independentemente do segmento ou do porte de uma empresa.
O ideal, portanto, é montar uma Política de Segurança da Informação que reúna todas as regras em relação ao uso dos recursos do escritório e também às penalidades que podem ser aplicadas em caso de descumprimento. Essa política pode estar dividida em várias partes, tudo vai depender de como você vai tratar do assunto.
O Centro de Estudos, Resposta e Tratamento de Incidentes de Segurança no Brasil (Cert) elaborou uma Cartilha de Segurança para Internet, na qual dá várias dicas e orientações sobre o assunto. A entidade indica, por exemplo, dividir a política de segurança em outras políticas específicas, como:
- Política de senhas: define as regras sobre o uso de senhas, como tamanho mínimo e máximo, regra de formação e periodicidade de troca.
- Política de backup: estabelece as regras sobre a realização de cópias de segurança, como tipo de mídia utilizada, período de retenção e frequência de execução.
- Política de privacidade: determina como são tratadas as informações pessoais de clientes, sejam de usuários ou funcionários.
- Política de confidencialidade: delibera sobre como são tratadas as informações institucionais, ou seja, se elas podem ser repassadas a terceiros.
- Política de uso aceitável (PUA) ou acceptable use policy (AUP): também chamada de “Termo de Uso” ou “Termo de Serviço”, define as regras de uso dos equipamentos, os direitos e as responsabilidades de quem os utiliza e as situações que são consideradas abusivas.
Pode parecer algo complexo montar um documento cheio de regras e orientações, mas é fundamental para qualquer negócio garantir a segurança das informações. Além disso, mostrar este tipo de preocupação também traz credibilidade ao escritório, pois os clientes vão saber da disposição em trabalhar para que seus dados estejam seguros. O que mostramos foi um exemplo, mas você pode adaptá-lo conforme a sua necessidade.
O importante mesmo é tomar uma atitude, desde manter os funcionários sempre cientes das vulnerabilidades e regras do escritório até escolher softwares confiáveis, que realmente possam dar as garantias que o seu trabalho necessita. Para isso, procure por fornecedores com tradição no mercado e que trabalhem com produtos renomados.
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