Tecnologia no escritório de advocacia

Volpi Advogados: mais produtividade e segurança com soluções digitais

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O Volpi Advogados é um escritório de advocacia, localizado em Blumenau, com mais de 10 anos de experiência no mercado, atuando nas áreas de direito do trabalho, direito empresarial e direito digital. O escritório destaca-se sobretudo em assuntos empresariais e de alta tecnologia.

Marlon Volpi, sócio fundador, tem grande conhecimento quando o tema é direito digital, com ampla experiência e livros lançados, é considerado profissional referência no assunto. Entre os diversos serviços da área fornecidas pelo escritório , temos proteção de dados, certificação digital, pirataria, contratos eletrônicos, crimes cibernéticos, entre outros.

Com conhecimento e sabendo da importância do digital, a Volpi sentiu a necessidade de evoluir nas aplicações  tecnológicas na própria empresa. As soluções fornecidas pela Microservice contribuíram para o controle de processos, agilidade nas entregas e tomadas de decisão.

O DESAFIO

O segmento de advocacia trabalha com um grande número documentos para compor um processo, envolvendo a participação de vários profissionais que fazem alterações nesse material. É uma atividade complexa, que pode ser prejudicada, caso seja feita alguma interferência indevida.

Outro problema da área jurídica é a comunicação com o cliente em tempo hábil, para repassar a resolução de qualquer informação ou até mesmo a necessidade do comparecimento dele em uma audiência.

São situações cotidianas nesse tipo de serviço, mas que, em muitas vezes, acabam tirando a produtividade de um escritório, que precisa ser ágil e enxuto para conseguir ser também rentável.

O escritório Volpi Advogados já considerava a tecnologia como um de seus diferenciais competitivos e, por isso, buscou uma solução adequada para tornar o dia a dia do escritório mais produtivo e garantir uma comunicação mais eficiente com seus clientes e toda sua equipe.

Confira também as preocupações do negócio na transformação digital. 

A SOLUÇÃO

A Microservice foi escolhida para direcionar e implantar soluções de tecnologia para  o escritório de advocacia. O objetivo é garantir colaboração, produtividade e segurança. Depois de um mapeamento inicial das necessidades do Volpi Advogados, foi criado um plano de inovação tecnológica contemplando algumas soluções.

Para garantir uma solução de gestão de documentos, produtividade e segurança a Microservice implementou a plataforma Office 365, estruturada em processos e workflows, que contribui para os advogados do escritório alterarem os processos de forma colaborativa, ou seja, mais de um profissional alterando o mesmo documento, evitando sobrescrever ou até mesmo excluir um dos arquivos do composto do processo.

A Microservice também desenvolveu no SharePoint Online um modelo de trabalho que traz segurança e mobilidade para a equipe, que pode acessar os documentos em qualquer momento, de qualquer lugar e de qualquer dispositivo.

A guarda dos documentos foi outro fator importante na definição da solução, pois todos os dados no escritório são digitalizados e devem permanecer seguros e com seu sigilo garantido. Com a solução implementada pela Microservice, todos os profissionais do escritório podem ter uma visão completa dos processos estabelecidos, sabendo qual é a responsabilidade de cada um e os prazos que devem ser cumpridos.

A tecnologia para escritórios de advocacia aplicada permite ainda o envio de solicitação de reunião para uma, ou mais pessoas, e quem aceita já reserva o horário no seu calendário. Também é possível definir o assunto e o local. Além disso, as respostas de e-mails foram programadas automaticamente nas respectivas agendas de cada usuário, de acordo com os envolvidos e clientes, criando assim um fluxo de trabalho organizado.

Outra solução implementada por meio da plataforma Office 365 foi garantir uma comunicação que registra todo o contato e traz mais agilidade no atendimento. Esta solução aumentou a agilidade por meio de reuniões de forma remota, assim evita o deslocamento da equipe e de seus clientes.

Também foi desenhado um projeto de segurança pautado em rastrear todos os pontos de comunicação com a implementação de um firewall. A solução não é utilizada apenas para restrições de acessos, mas para rastrear os acessos na rede, havendo assim um controle e auditoria no tráfego de internet.

OS RESULTADOS

  • Conquista de uma visão compartilhada das responsabilidades e prazos;
  • Garantia de segurança no armazenamento e compartilhamento de documentos;
  • Ganho de agilidade com o compartilhamento de agendas;
  • Mais rapidez nos contatos com clientes e redução de custos com reuniões presenciais;
  • Aumento de segurança com o controle e auditoria no tráfego de internet.

 “Como atuamos diretamente com o Direito da Informação, para nós está muito clara a necessidade destas tecnologias. Escolhemos a Microservice porque as soluções oferecidas vieram ao encontro das demandas da Volpi e porque confiamos na expertise da empresa para essas ferramentas e serviços”.

Marlon Marcelo Volpi, sócio Volpi Advogados

 

 

 

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