Pode até parecer banal dizer que é necessário ter informação para a tomada de decisão dentro de um negócio, mas não custa nada repetir, não é mesmo? Entre todos os assuntos que já falamos aqui no blog, ela é um conceito muito comum, citado e discutido em praticamente todos os conteúdos em contextos diferentes. É o backup da informação, a informação na nuvem, a informação sempre perto de você, a segurança da informação, enfim, ela está sempre por perto. Mas você sabe por que isso acontece?
Primeiro, porque a informação não é um simples elemento, um número ou uma observação desconectada do todo. Ela é um dado que foi processado, estruturado e armazenado de forma compreensível, apresenta valor real e dá as ferramentas necessárias para a empresa alcançar seus objetivos. Depois, porque o sucesso de qualquer negócio está diretamente vinculado à velocidade em que as informações são disponibilizadas e assimiladas e, consequentemente, trazem os resultados.
Porém, atualmente não é nada fácil fazer o que está descrito no parágrafo anterior, pois a cada dia o número de dados que são criados e disponibilizados nos ambientes empresariais aumenta exponencialmente. E é quase impossível dar conta de tudo sozinho, certo? A não ser, claro, que a sua empresa tenha a ajuda da tecnologia, que está aí justamente para reunir, organizar e dar sentido a tudo o que foi gerado.
Contar com uma infraestrutura tecnológica que permita o gerenciamento de enormes quantidades de dados é essencial. Desta forma, é possível estabelecer estratégias e instrumentos de captação, organização, interpretação e uso das informações. Para isso, é preciso atenção no momento de escolher os sistemas e softwares para a sua empresa.
O ideal é que eles sejam completos, precisos e retratem exatamente a realidade. A instantaneidade é imprescindível, pois ter todas as informações atualizadas em tempo real auxilia em uma tomada de decisão mais rápida, o que muitas vezes pode determinar o sucesso ou o fracasso de uma negociação, por exemplo.
Poder contar com essas informações sempre em mãos também é importante, por isso que escolher uma solução na nuvem, disponível 24 horas por dia, sete dias por semana, pode ser um diferencial. Acompanhar os processos de perto é uma forma de medir os resultados e rever estratégias sempre que for necessário, mesmo sem estar presente no escritório. Essa agilidade é fundamental para se destacar no mercado.
Vamos pensar em um exemplo prático de tudo isso que falamos. Imagine que você seja contador e dentro do seu escritório trabalhem cerca de 30 pessoas. Elas cuidam de aproximadamente 100 clientes de pequeno e médio porte que enviam documentos, comprovantes e notas fiscais diariamente. E que além de fazer o trabalho tradicional, a sua contabilidade também oferece uma espécie de consultoria financeira para alguns deles.
Diante deste cenário que criamos, suponha que três desses clientes resolvam pedir uma opinião sobre a compra de ativos de uma empresa, outros cinco queiram saber sobre a possibilidade de abrir uma filial e mais oito necessitem decidir sobre a compra de maquinários importados. Tudo isso no prazo de, no máximo, dois dias, caso contrário, perderão as ofertas iniciais e, quem sabe, boas oportunidades de negócios. Como ajudar todos eles a tomarem decisões acertadas?
Com as informações corretas, é claro! Mas onde elas estão se no seu escritório os documentos são guardados em arquivos físicos, as notas fiscais ficam salvas em diversos computadores e os comprovantes são escaneados e guardados no notebook de um funcionário que está de férias? Bem, a situação descrita não é, nem de longe, a ideal, mas sempre há uma solução.
A dica aqui é que o contador procure urgentemente uma solução que o ajude a organizar tudo isso que falamos. Um bom escritório de contabilidade precisa ter as contas dos clientes organizadas separadamente para que não sejam confundidas umas com as outras. Além disso, o sistema usado deve unificar todas as áreas e centralizar os dados, disponibilizando, sempre que necessário, as informações de maneira assertiva e de modo que traga os resultados esperados.
Infelizmente, muitos empresários esperam a situação chegar ao limite para buscar um sistema que possa auxiliar e alavancar o seu negócio. O recomendado é não chegar a essa condição, por isso escrevemos este texto, como um alerta para você verificar como estão as coisas no seu dia a dia. Por mais que tudo esteja indo bem, sempre analise como está a sua tomada de decisão e como isso está afetando os seus resultados.
Pergunte-se com regularidade como está o tempo de retorno em uma crise. Quanto tempo você demoraria para tomar uma decisão gerencial, como pegar um empréstimo, fazer um investimento, comprar máquinas ou até demitir um funcionário? Dependendo da resposta, está na hora de ligar o alerta e rever como estão seus sistemas para a geração de informações para a tomada de decisão.
E se precisar de ajuda para escolher novas soluções, conte com a gente. Temos várias opções que vão lhe auxiliar sem que haja a necessidade de correr riscos, fazer experimentações ou comprometer o sucesso do seu negócio.
