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Não há como negar que o backup de dados é um pilar imprescindível das organizações que se preocupam com a segurança da informação. Ao permitir a recuperação de informações-chave em situações adversas, o processo preserva a estabilidade e até mesmo a sobrevivência do negócio diante de desastres. Mas afinal, como reduzir custos com backup?
De fato, entre licenças de software, compra de hardwares de armazenamento e tempo de trabalho da equipe – tendo em vista que o procedimento exige gestão e monitoramento contínuos -, a implementação e a execução de uma rotina de cópias de segurança podem pesar no orçamento.
A boa notícia, nesse sentido, é que o advento da nuvem veio para acelerar a transformação digital e otimizar a capacidade de armazenar dados, além de maximizar o custo-benefício.
A seguir, confira estratégias valiosas para reduzir custos com backup no seu negócio!
6 dicas eficazes para reduzir custos com backup
1. Conte com uma solução de backup em nuvem
Quando consideramos que a transformação digital é uma imposição para a sobrevivência e o crescimento das organizações no mercado atual, a migração para a nuvem (ou seja, para um modelo de negócio em cloud computing) é uma etapa-chave nessa jornada.
Não por acaso, o armazenamento em cloud é a escolha de grande parte das empresas em todo o mundo. Além de mobilidade, acessibilidade e flexibilidade, a opção traz uma vantagem crucial para o tema deste artigo: reduzir custos com backup.
Para começar, o ambiente cloud já dispensa os gastos com infraestrutura física, ou seja, de hardwares para armazenamento. Vale destacar que os gastos com a aquisição e a manutenção desses equipamentos são altos – e tendem a aumentar conforme a necessidade de espaço para maiores volumes de dados.
Nesse sentido, o backup em nuvem permite armazenar as cópias em servidores virtuais, que não exigem instalações físicas e ainda promovem a economia de energia.
Outra vantagem crítica da cloud em relação aos gastos está relacionada à sua flexibilidade ou escalabilidade. Isso porque, à medida em que a demanda por espaço de armazenamento avança, a nuvem “acomoda” automaticamente os novos volumes de dados, adaptando-se a picos e eventuais baixas.
Não há, portanto, a necessidade de comprar mais equipamentos para absorver as novas cópias de segurança: a estrutura se alinha a diferentes realidades.
Nessa perspectiva, há outro ponto importante sobre o custo-benefício: o backup em nuvem funciona em um modelo de pagamento sob demanda. Com a solução, o negócio paga somente pelo espaço e pelos recursos utilizados, otimizando os custos com armazenamento.
Saiba mais? Backup em nuvem: o que é, quais são as vantagens e como fazer?
2. Projeção de demanda: elabore um plano de capacidade
Quando o assunto é como reduzir custos com backup, um erro comum dos gestores é não ter a noção exata da capacidade necessária para armazenamento. Com isso, é usual pagar por espaço de mais ou de menos, o que acarreta desperdício de recursos e até mesmo problemas de agilidade no acesso.
Com isso em mente, a dica é elaborar um plano de capacidade, realizando uma projeção da demanda de espaço e recursos a serem utilizados para o backup.
Nesse planejamento, devem constar, entre outros tópicos:
- a carga de trabalho/dados que será acessada pela equipe nas operações diárias (principalmente no modelo remoto), incluindo os documentos de trabalho utilizados por clientes, parceiros e fornecedores;
- o planejamento dos investimentos na nuvem, estimando o crescimento da organização, do volume de dados e da consequente demanda de armazenamento. Se houver estruturação, a empresa não precisará adotar medidas emergenciais.
Com a clareza acerca dessas definições, é possível otimizar o armazenamento, cortar desperdícios e reduzir custos com backup. Determinados dados de menor criticidade e importância para a empresa, por exemplo, podem ser mantidos em armazenamento local.
O plano, vale lembrar, permite alocar corretamente os recursos de infraestrutura, melhorando a acessibilidade e a gestão. Por sua vez, essa visão consciente da demanda também possibilita identificar e eliminar cópias de dados redundantes, além de recuperar espaço ocioso. Ambas as ações promovem ainda mais economia.
3. Ajuste a demanda conforme a necessidade e otimize a performance da nuvem
Retomando uma das vantagens que já discutimos sobre as soluções em nuvem, uma das formas mais significativas de reduzir custos com backup é acompanhar as demandas flutuantes do negócio em determinados períodos, usufruindo da flexibilidade da cloud.
Dessa forma, em períodos em que houver menor demanda no negócio, segundo a sazonalidade e a procura do público, vale a pena reduzir o espaço e os recursos contratados com o provedor de serviços de backup.
Nos meses em que a movimentação for maior ou retomar seu ritmo, o contrato poderá ser reajustado!
Em se tratando do serviço contratado, é importante frisar outro ponto: para otimizar o desempenho da nuvem, certifique-se de analisar as funcionalidades e recursos disponíveis, contratando somente aqueles que serão de fato úteis para as demandas de armazenamento da organização.
4. Invista em automação estratégica do backup
Por si só, a possibilidade de automatizar os backups em nuvem já representa grande ganho de tempo do time, além de minimizar falhas humanas. Isso porque o recurso permite programar as rotinas na frequência e no modo adequados, garantindo sua execução.
Nesse cenário, é interessante estabelecer um cronograma a ser realizado fora do expediente (evitando interferências no trabalho), além de desativar automaticamente o sistema quando possível, como aos fins de semana, por exemplo. Dessa forma, a empresa corta gastos com o tempo ocioso, quando não há uso efetivo da ferramenta.
5. Gerencie e mantenha os riscos sob controle
Não por acaso, o monitoramento contínuo do backup é necessário. Ao garantir a eficácia da realização das cópias de segurança e o correto armazenamento, a ação também permite reduzir os custos.
Isso porque manter o controle e a visibilidade dos dados permite identificar e gerenciar possíveis riscos que possam comprometer o processo – e evitar grandes gastos com a remediação de problemas.
De fato, com uma visão centralizada e global das informações corporativas, a empresa é capaz de sintonizar suas políticas de proteção, prever a demanda de capacidade e até excluir as cópias e dados supérfluos, que só estão consumindo espaço e recursos desnecessários.
6. Conte com um parceiro especializado para a sua gestão de backup
Sim, reduzir custos com backup exige, antes de tudo, monitoramento e gerenciamento. Além disso, lançar mão de planejamento e estratégia (a exemplo do plano da capacidade necessária, como mencionamos) é vital para uma otimização efetiva dos recursos.
Diante de todos esses desafios e demandas – e considerando que o backup é uma tarefa indispensável -, contar com parceiros especializados, terceirizando a implementação e a gestão do backup em nuvem, é o caminho de maior custo-benefício para muitos negócios de todos os portes.
Além de assegurar a eficiência e a segurança do procedimento, a modalidade poupa custos e recursos internos com o backup, liberando a equipe para focar em atividades estratégicas para o desenvolvimento da empresa.
E aí, gostou das nossas dicas? Seu negócio já aplica alguma das táticas acima para reduzir custos com backup de forma estratégica? Continue a acompanhar o blog para mais atualizações e conte conosco para otimizar seus recursos com backup e armazenamento!
