Office 365: Benefícios, ROI e otimização de licenças

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No post de hoje vamos falar um pouco de Office 365 e como essa plataforma de produtividade pode ser otimizada para trazer retorno ao seu investimento. 

Com a evolução do licenciamento de Office não faz mais sentido a compra da licença perpétua que não permite atualizações e faz com que a empresa fique com várias versões do aplicativo, causando mais abertura de chamados à equipe de TI. Além disso, ao comprar a licença você acaba ficando com um elefante branco. 

O Office 365 é a solução ideal para todo tipo de pessoa e empresa, pois tem planos que se adequam a cada necessidade e traz retorno de investimento através do aumento da produtividade e colaboração. Abaixo relacionamos os benefícios que a ferramenta da Microsoft traz para você e seu negócio: 

1 – Duas modalidades de contratação  

Você pode assinar a licença anualmente ou mensalmente: 

  • A opção mensal é ideal para empresas que têm sazonalidade, ou seja, você pode aumentar ou diminuir a quantidade de licenças de acordo com a necessidade. A mudança de plano a qualquer momento também é um benefício da assinatura mensal. 
  • A opção anual é ideal para quem tem o valor de investimento total para pagamento em única parcela e não tem interesse em mudança de planos ou redução de licenças nesse período 

2 – Otimização de custos 

Uma consultoria na hora da contratação das licenças faz toda diferença. Deve-se mapear os usuários por perfil de utilização e realizar a contratação da licença que mais se adequa a cada perfil de utilização, assim sua empresa só paga por aquilo que utiliza.  

3- ROI (Retorno sobre o investimento) 

Quando falamos em retorno de investimento, logo pensamos “como a produtividade pode trazer esse ROI?” Simples: já é comprovado que o funcionário consulta antes seu colega do lado quanto a dúvidas de utilização de qualquer aplicativo, e uma plataforma unificada faz com que, na maioria dos casos, o problema termine ali, reduzindo chamados à equipe de TI e perda de tempo de ambos funcionários.

Outro fato que vale lembrar é que os planos que contemplam instalação de aplicativos podem ser instalados em até 5 dispositivos desse mesmo usuário, incluindo celulares e tablets. A utilização ampliada da ferramenta faz com que o usuário gaste menos cliques e menos tempo para executar as tarefas. 

Exemplificando o ROI: Imagine um cenário onde você tem um aumento de produtividade de 3% por dia por usuário. Parece pouco, certo? 

Então vamos aos cálculos: Imagine o cenário de uma empresa com 100 usuários, uma média salarial de R$ 2.500,00, expectativa de aumento de produtividade em 3% (14,4 min/dia), expectativa de crescimento de 0% em número de usuários, valor por licença de U$ 150,00/ano.  

Compilando os dados, chegamos a um retorno de investimento de 25%, pois a empresa investiu R$ 80.700,00 em licenças e ganhou em forma de produtividade R$ 101.100,00. 

Ainda falando em ROI, você sabia que se a sua empresa está enquadrada no Lucro Real e contratar o Office como serviço, poderá incluir ele como despesa e deduzir, assim, do pagamento de impostos? Converse com seu contador para entender melhor.

4 – Colabore de qualquer lugar usando o Microsoft 365

Não importa se você está usando um laptop ou seu dispositivo móvel, pode facilmente fazer reuniões online, compartilhar arquivos do Office, trabalhar em coautoria em tempo real e ser produtivo em praticamente qualquer lugar.

5 – Colaborar com colegas selecionados

Se desejar que outras pessoas editem com você, será possível compartilhar arquivos e colaborar com colegas facilmente para ter uma nova perspectiva. Quando você trabalha em conjunto dessa maneira, somente as pessoas selecionadas podem acessar e editar arquivos compartilhados. Mais tarde, você poderá compartilhar com uma equipe quando achar que está pronto!

6 – Colaborar em equipe

A colaboração como uma equipe significa ter o menor conflito possível. Você deseja criar ideias sem problemas, organizar arquivos, participar de reuniões e colaborar com outras pessoas. Com o Microsoft Teams, todos podem trabalhar juntos como um. Não importa se alguém está trabalhando remotamente ou em um fuso horário diferente, você pode fazer isso.

7 – Ponta pé inicial para sua jornada para cloud

Ao trabalhar com arquivos no OneDrive, você tem uma base para compartilhar, editar em conjunto e colaborar. Chega de enviar anexos, lidar com várias versões e ficar restrito ao computador do escritório.

  • Salve seu arquivo no OneDrive e acesse-o de praticamente qualquer lugar usando o aplicativo do Office ou o navegador;
  • Compartilhe um arquivo do OneDrive com pessoas específicas ou use um link;
  • Não se preocupe: seus arquivos são confiáveis e estão seguros;
  • Sempre tenha a versão mais atualizada.

Com Office 365 você também pode criar grupos no Planner para acompanhamento de projetos e atividades. Ter uma rede social corporativa com o Yammer, centralizar documentos divididos por áreas no Sharepoint, etc.

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Essas são apenas algumas formas de colaborar no universo de possibilidades dessa plataforma que vai muito além do conhecido mundialmente Office.

Se você não tem ou não conhece o Office 365, procure um consultor para te apresentar os benefícios.

Caso tenha a plataforma e não conheça todas possibilidades que seu plano oferece ou não consegue mensurar o aumento de produtividade, talvez seja hora de pensar em contratar uma empresa especializada para fazer um workshop para sua equipe. O retorno é garantido!

 

Daiana Roberta Wahldrich

Sales Team Leader na Microservice

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