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SharePoint: o que é, funcionalidades e benefícios

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Embora seja extremamente útil para as organizações – em especial com as mudanças trazidas pela pandemia -, o Microsoft Share Point ainda é um “poder” desconhecido por muitas empresas. Na prática, a plataforma tem muito a agregar ao seu negócio! 

Na Microservice, já realizamos diversos projetos baseados na ferramenta, a exemplo do Portal de Fornecedores, que permite que esses profissionais façam o upload de documentos (inclusive de arquivos XML), além de realizar uma integração automatizada com o ERP do cliente.

No SharePoint, também construímos um sistema para comunicação interna, que possibilita o envio de comunicados para determinados grupos ou pessoas. Dessa forma, o recurso habilita a assinatura eletrônica do remetente, controlando também o recebimento do destinatário.

Mas afinal, o que é e para que serve a plataforma da Microsoft? Por que ela traz vantagens tão interessantes para as empresas? Nesse post, abordamos as principais dúvidas sobre o SharePoint, incluindo seus benefícios e funcionalidades de destaque. Confira! 

SharePoint: o que é?

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Créditos: Piero Nigro on Unsplash   

Utilizado por mais de 200 mil empresas ao redor do mundo, o SharePoint é uma plataforma de gerenciamento e colaboração de conteúdo totalmente personalizável. 

Vale destacar que, em sua versão online, a solução não exige nenhum tipo de instalação. O recurso da Microsoft incentiva a interação entre as equipes independentemente da sua localização, permitindo que o time trabalhe no modelo remoto, em conjunto e de maneira mais inteligente e produtiva. Não por acaso, a ferramenta ganhou grande adesão em tempos de prevalência do home office

Entre as aplicações mais importantes do SharePoint, podemos citar: 

  • gerenciamento de todo o conteúdo corporativo;
  • criação de sites;
  • criação de intranets na empresa, mantendo os usuários informados sobre tudo o que acontece no negócio; 
  • criação de processos para automatizar tarefas corriqueiras (como fluxos de trabalho);
  • construção de aplicativos personalizados que podem ajudar a aumentar a eficiência e a produtividade da equipe. 

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SharePoint na prática: quais são os benefícios da solução? 

Abrangente, o SharePoint promove mais produtividade e visibilidade para profissionais de todos os setores, em empresas de todos os portes. De fato, seus recursos são centrados em uma experiência de colaboração que permite o compartilhamento seguro de informações, além do gerenciamento de conteúdo e dos fluxos de trabalho.

É interessante apontar, ainda, que a utilização e a manutenção do conteúdo são fáceis e simplificadas, tendo em vista que não exigem conhecimentos em nenhuma linguagem de programação.

Nessa perspectiva, há várias maneiras distintas de utilizar a plataforma nas empresas para potencializar a produtividade e o retorno sobre o investimento: 

  • Compartilhamento simples e colaboração fácil: compartilhe arquivos, dados, notícias e recursos. Como as páginas podem ser partilhadas entre os usuários, aqueles pertencentes a um mesmo setor podem trabalhar de forma conjunta em projetos. Vale lembrar que os dados podem ser acessados via desktop ou dispositivos móveis (pelo aplicativo). O sistema de sincronização atualiza todas as modificações em tempo real, desde que o aparelho esteja conectado à internet.  
  • Aumento do engajamento e da comunicação: o SharePoint aumenta a eficiência organizacional ao compartilhar aplicativos e recursos comuns em portais. Promovendo o envolvimento de todo o time com tarefas reunidas em um mesmo ambiente, a ferramenta possibilita manter os colaboradores atualizados sobre notícias e atualizações internas, além de permitir a localização rápida de informações para facilitar o trabalho e a tomada de decisões. 
  • Reunião do conhecimento coletivo: o gerenciamento avançado de conteúdo do SharePoint faz com que a organização maximize a velocidade do conhecimento;
  • Otimização dos processos corporativos: acelere a produtividade transformando processos, desde tarefas simples até fluxos de trabalho operacionais complexos. Com os recursos, é possível criar e delegar tarefas para os responsáveis, além de habilitar permissões de acesso. Construa aplicativos, formulários e fluxos de trabalho diversos para aumentar a qualidade das entregas do time. 

E quanto às principais funcionalidades?

Se você chegou até aqui, já conhece as vantagens do SharePoint e seus principais recursos no ambiente empresarial. Vale a pena ressaltar, entretanto, as funcionalidades mais importantes de forma direta. 

Nesse sentido, podemos dizer que as ferramentas-chave são: 

  • Intranet: trata-se de um ambiente de comunicação online restrito à sua companhia, visando promover interações rápidas e inteligentes;
  • Sites para grupos: crie um local na intranet dedicado a um projeto, equipe, departamento ou divisão;
  • Gerenciamento de conteúdo: gerencie arquivos, colete e rastreie dados. O SharePoint também conta com recursos para manter todos atualizados acerca de notícias institucionais, tarefas e prazos;
  • Automação de processos: promova experiências digitais avançadas com formulários e fluxos de trabalho personalizados, além de otimizar processos de rotina. 

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Afinal, o SharePoint é mesmo seguro?

Sim! A plataforma conta com vários recursos de segurança integrados, tais como a capacidade de limitar os usuários externos que podem visualizar seu conteúdo, as permissões de acesso para definir os colaboradores que podem acessar diferentes funcionalidades e a criação de políticas para permitir ou bloquear determinados comportamentos do usuário.

SharePoint Online: o que é e como funciona a versão? 

Quando o assunto é a plataforma em questão, esta é mais uma dúvida bastante frequente: o que é o chamado SharePoint Online? No que ele se diferencia das outras versões? 

Pois bem: trata-se de um serviço baseado em nuvem e hospedado pela Microsoft. Nesse caso, a empresa assina a versão online do SharePoint ou um plano Microsoft 365 ao invés de instalar o SharePoint Server localmente. 

Aqui, a equipe pode criar sites para compartilhar arquivos e dados no ambiente cloud, envolvendo colegas de trabalho, clientes e parceiros. 

Conheça os outros produtos SharePoint 

Além da versão online que acabamos de mencionar, é importante ter em mente que a marca “SharePoint” pode se referir a diferentes soluções e tecnologias dentro do escopo da ferramenta. São elas: 

SharePoint Server 

Através de uma assinatura Office 365 Enterprise ou via implementação local, os negócios podem gerenciar o SharePoint Server. Com ele, é possível usufruir de todos os recursos recentes e adicionais, incluindo pesquisa moderna, páginas de sites modernas e integração com PowerApps, PowerBI, MS Flow e SharePoint home page.

OneDrive 

O OneDrive, programa de área de trabalho, é um sincronizador de documentos. A ferramenta sincroniza arquivos diretamente de um site ou OneDrive corporativo/estudantil para o computador, habilitando o uso offline. 

SharePoint Designer 2013 

Ferramenta gratuita lançada em 2013 pela última vez, o SharePoint Designer é aplicado para editar conteúdos externos e criar soluções próprias para fluxos de trabalho. O recurso é voltado para a criação e a personalização de sites e aplicativos do SharePoint.

Conclusão

Adaptado para negócios de todos os portes, o SharePoint tem como grande benefício integrar todas as informações da empresa, disponibilizando os documentos em um único local. Dessa forma, os dados ficam a uma busca rápida de distância sempre que necessário. 

Vale reforçar, ainda, que a plataforma concede mobilidade, uma característica essencial para o momento – principalmente quando consideramos que a tendência dos modelos de trabalho híbrido e remoto veio para ficar. Outra vantagem de destaque é seu viés altamente personalizável às necessidades de cada organização, ampliando os benefícios da sua adoção. 

Esperamos que este conteúdo tenha esclarecido suas dúvidas! Quer saber mais sobre as aplicações do SharePoint e seus impactos positivos para a realidade da sua empresa? A Microservice pode te ajudar. Conte conosco! 

Nosso objetivo é proporcionar a solução mais eficaz para as demandas de nossos clientes, garantindo o uso das melhores tecnologias para a conquista de resultados expressivos e sustentáveis.

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